Gestione note spese

 
Moltissime aziende si trovano a dover gestire ogni mese un elevato numero di note spese: per processare un numero così importante di documenti che vanno controllati, validati e contabilizzati, l’azienda dovrebbe dedicare le sue risorse interne ad attività a basso valore aggiunto.

Spesso l’approccio più consolidato è quello di verificare le note spese a campione: questo implica un elevato margine di errore ed il mancato controllo di tutte le eventuali anomalie.

Affidare l’attività in outsourcing consente invece una verifica sistematica di tutte le note spese, l’individuazione della totalità delle anomalie e la definizione di strategie finalizzate all’implementazione di best practices.

 

I vantaggi della gestione in outsourcing sono molteplici:

  • Totale controllo e conformità con le policy aziendali;
  • Maggior efficienza nel processo di validazione e liquidazione della nota spesa;
  • Conversione dei costi fissi in costi variabili;
  • Abbattimento dei tempi di gestione;
  • Riduzione del rischio di rimborso di spese non giustificate;
  • Riduzione dei costi e delle inefficienze legate alla gestione cartacea;
  • Ottimizzazione dell’attività di recupero dell’IVA.
 

SIMEA è in grado di svolgere efficacemente tutte le fasi del processo di gestione delle note spese:

  • Ricezione del giustificativo dal dipendente e preparazione dei documenti
  • Produzione della nota spesa e controllo in base alle policy aziendali
  • Gestione delle anomalie riscontrate e validazione (possibile utilizzo di software dedicato)
  • Contabilizzazione della nota spesa
  • Individuazione di giustificativi esteri e/o italiani idonei ai fini IVA
  • Comunicazione al reparto HR degli importi da rimborsare e da riportare nel cedolino
  • Conservazione a Norma per 10 anni
  • Esibizione a Norma online su portale dedicato Archibox®

Per rispondere efficacemente alle molteplici esigenze dei Clienti, SIMEA ha previsto due modalità di ricezione dei giustificativi.

La prima modalità prevede la ricezione dei giustificativi in forma cartacea, la preparazione dei documenti e la successiva scansione.

La seconda modalità, più innovativa, consente l’utilizzo completo o parziale di un software(gestibile anche tramite App) dedicato e completamente in tecnologia web. ZTravel® di Zucchetti S.p.a. è la soluzione innovativa che permette di governare e ottimizzare l’intero processo di gestione delle trasferte e note spese: semplifica i processi di comunicazione, favorisce la collaborazione, aumenta la produttività di tutti i settori coinvolti, riduce notevolmente i costi di gestione e migliora l’efficienza dei processi.

La struttura modulare della soluzione, inoltre, permette di configurare il software in base alle specifiche esigenze dell’azienda e dell’organizzazione.